Datenschutz bei der digitalen Übermittlung von Patientendaten

Der Schutz von Patienten- und Praxisdaten hat für uns einen hohen Stellenwert.

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Zahnarztpraxen werden für die Planung und Herstellung zahntechnischer Arbeiten auch digitale Daten übermittelt. Hierzu können insbesondere Intraoralscans, Scandaten, Patientenfotos sowie weitere für den jeweiligen zahntechnischen Auftrag erforderliche Informationen gehören.

Auf dieser Seite informieren wir Sie über den Umgang mit digital übermittelten Daten und die hierfür vorgesehenen Übertragungswege.

Übermittlung von Scandaten und digitalen Falldaten

Für die digitale Übermittlung von Scandaten, Fotos und ergänzenden Auftragsinformationen stellt Dental Atelier Colonia verschiedene Übertragungswege zur Verfügung.

Direkte Datenübermittlung an Dental Atelier Colonia

Soweit eine direkte Uploadmöglichkeit über unsere Website zur Verfügung gestellt wird, können die für den zahntechnischen Auftrag erforderlichen Dateien über den hierfür vorgesehenen Übertragungsweg an uns übermittelt werden. Bitte übermitteln Sie ausschließlich Daten und Dateien, die für die Bearbeitung des jeweiligen zahntechnischen Auftrags erforderlich sind.

Datenübermittlung über WeTransfer

Alternativ bieten wir Zahnarztpraxen die Möglichkeit, Scandaten und weitere digitale Falldaten über unseren eingerichteten WeTransfer-Kanal zu übermitteln.

Hierüber können beispielsweise STL-, PLY- und OBJ-Dateien, Patienten- und Zahnfotos sowie weitere für den zahntechnischen Auftrag erforderliche Unterlagen übertragen werden. Bei Nutzung dieses Übertragungsweges erfolgt die technische Datenübertragung unter Einbindung des externen Dienstes WeTransfer. Für die Verarbeitung durch WeTransfer gelten ergänzend die hierfür maßgeblichen Datenschutzbestimmungen und vertraglichen Regelungen des Anbieters.

Dental Atelier Colonia WeTransfer:
https://dentalatelier.wetransfer.com/

Bitte achten Sie auch bei der Übermittlung über WeTransfer auf den Grundsatz der Datenminimierung. Übermitteln Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung des jeweiligen zahntechnischen Auftrags tatsächlich erforderlich sind. Wo eine eindeutige Zuordnung möglich ist, empfehlen wir anstelle des vollständigen Patientennamens die Verwendung einer Patienten-, Auftrags- oder Fallnummer.

Andere Übertragungswege

Patientenbezogene Daten und insbesondere Gesundheitsdaten sollten nicht über ungesicherte oder nicht von Dental Atelier Colonia für diesen Zweck vorgesehene Übertragungswege versendet werden. Nutzen Sie für digitale Falldaten daher bitte ausschließlich die von uns bereitgestellten oder mit uns abgestimmten Übertragungsmöglichkeiten.

Welche Daten können übermittelt werden?

Abhängig vom jeweiligen zahntechnischen Auftrag können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• digitale Scandaten, z. B. STL-, PLY- oder OBJ-Dateien
• Intraoral- und Modellscans
• Patienten- und Zahnfotos
• Angaben zur Zahnfarbe
• Informationen zur geplanten zahntechnischen Versorgung
• Angaben zu Zähnen, Implantaten und verwendeten Komponenten
• Auftrags- und Falldaten
• weitere für die Planung oder Herstellung erforderliche Informationen

Soweit diese Informationen einer natürlichen Person zugeordnet werden können, handelt es sich um personenbezogene Daten. Angaben zum Gesundheitszustand oder zur zahnmedizinischen Behandlung können darüber hinaus besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO darstellen.

Zweck der Datenverarbeitung

Die übermittelten Daten werden verarbeitet, soweit dies für die Bearbeitung des jeweiligen zahntechnischen Auftrags erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Prüfung und Bearbeitung eingehender Aufträge
• digitale Konstruktion und Planung
• Herstellung zahntechnischer Arbeiten
• Abstimmung mit der behandelnden Zahnarztpraxis
• Qualitäts- und Endkontrolle
• Dokumentation und Abwicklung des jeweiligen Auftrags

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der jeweils geltenden gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen.

Sichere Übermittlung von Scandaten

Für die digitale Übermittlung von Scandaten und ergänzenden Auftragsinformationen stellen wir vorgesehene Übertragungswege zur Verfügung.

Bitte nutzen Sie für patientenbezogene oder medizinische Daten ausschließlich die von Dental Atelier Colonia hierfür vorgesehenen Übertragungsmöglichkeiten.

Patientenbezogene Daten sollten nicht über ungesicherte oder nicht für diesen Zweck vorgesehene Kommunikationswege übermittelt werden.

Datenminimierung

Bitte übermitteln Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung des jeweiligen zahntechnischen Auftrags tatsächlich erforderlich sind.

Wo eine eindeutige Zuordnung auch ohne vollständigen Patientennamen möglich ist, empfehlen wir die Verwendung einer Patienten-, Auftrags- oder Fallnummer.

Dadurch kann die Menge unmittelbar identifizierbarer Patientendaten reduziert werden.

Zugriff auf übermittelte Daten

Der Zugriff auf übermittelte Daten wird auf Personen beschränkt, die diese im Rahmen ihrer Tätigkeit und zur Bearbeitung des jeweiligen Auftrags benötigen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Aufgaben zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen und auftragsbezogenen Informationen verpflichtet.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Dental Atelier Colonia trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Diese Maßnahmen dienen insbesondere dazu, Daten vor unbeabsichtigtem oder unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder unzulässiger Offenlegung zu schützen.

Die konkreten Maßnahmen werden entsprechend der eingesetzten Systeme, Übertragungswege und Verarbeitungsprozesse regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

Externe Dienstleister und technische Systeme

Für einzelne technische Prozesse können externe IT-, Hosting-, Übertragungs- oder sonstige Dienstleister eingesetzt werden. Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen an deren Einsatz entsprechend berücksichtigt.

Werden für einen zahntechnischen Auftrag weitere externe Leistungserbringer oder Fertigungspartner eingesetzt und ist hierfür die Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten erforderlich, erfolgt dies unter Beachtung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Speicherung und Löschung

Personenbezogene und auftragsbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden Daten entsprechend der geltenden Lösch- und Aufbewahrungsregelungen gelöscht oder, soweit erforderlich, für die weitere Verarbeitung gesperrt bzw. eingeschränkt.

Verantwortung der Zahnarztpraxis

Die übermittelnde Zahnarztpraxis ist dafür verantwortlich, dass die Übermittlung personenbezogener Daten an Dental Atelier Colonia im Rahmen der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgt. Insbesondere sollte darauf geachtet werden, nur solche Patientendaten zu übermitteln, die für die Bearbeitung des zahntechnischen Auftrags erforderlich sind.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Je nach Art der Zusammenarbeit und des konkreten Verarbeitungsvorgangs können ergänzende datenschutzrechtliche Vereinbarungen erforderlich sein.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag im Sinne des Art. 28 DSGVO vorliegt, können die hierfür erforderlichen vertraglichen Regelungen gesondert zwischen Dental Atelier Colonia und der jeweiligen Zahnarztpraxis vereinbart werden.

Weitere Informationen zum Datenschutz

Ergänzende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu Ihren Rechten sowie zu den datenschutzrechtlich Verantwortlichen finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur sicheren Übermittlung digitaler Falldaten können Sie sich gerne an uns wenden.

Dental Atelier Colonia GmbH
Herkenrathweg 15
51107 Köln

Telefon: 0221 29 29 140
E-Mail: