Datenschutzhinweise für unseren Zahnersatz-Planer

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem DAC Zahnersatz-Planer ist:

Dental Atelier Colonia GmbH
Herkenrathweg 15
51107 Köln

E-Mail:
Telefon: 0221 29 29 140

Weitere Informationen zum Datenschutz sowie zu Ihren Rechten finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

2. Zweck des DAC Zahnersatz-Planers

Der DAC Zahnersatz-Planer richtet sich an Zahnarztpraxen und dient der digitalen Vorplanung zahntechnischer Versorgungen sowie der unverbindlichen Anfrage eines Kostenvoranschlags bei Dental Atelier Colonia.

Über den Planer können unter anderem Zähne bzw. Zahnbereiche, gewünschte Versorgungsarten, Materialien, Ausführungsvarianten, Implantat- und Falldaten, gewünschte Termine sowie ergänzende Hinweise angegeben werden.

Die übermittelten Angaben werden verwendet, um die Anfrage zu bearbeiten, die gewünschte zahntechnische Versorgung zu prüfen, einen Kostenvoranschlag vorzubereiten und mit der anfragenden Zahnarztpraxis hierzu zu kommunizieren.

Die Übermittlung einer Planung stellt noch keinen verbindlichen Fertigungsauftrag dar.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Je nach Nutzung des Zahnersatz-Planers können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten der Zahnarztpraxis
• Name des Ansprechpartners bzw. Zahnarztes
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• praxisinterne Fall- oder Patientenreferenz
• ausgewählte Zähne bzw. Zahnbereiche
• geplante Versorgungsart
• gewünschte Materialien und Ausführungsvarianten
• Angaben zu Implantatsystemen und prothetischen Komponenten, soweit erforderlich
• Angaben zu Zahnfarbe und ästhetischen Anforderungen
• Angaben zur geplanten Anlieferung, Fertigung und gewünschten Lieferung
• Angaben zu Scan, Abdruck, Modell oder anderen für die Planung relevanten Verfahren
• vom Nutzer freiwillig eingetragene Hinweise und besondere Wünsche
• technische Daten, die für den sicheren Betrieb und die Übermittlung des Formulars erforderlich sind

Der konkrete Umfang hängt davon ab, welche Funktionen des Planers genutzt und welche Angaben durch die Zahnarztpraxis gemacht werden.

4. Keine unnötigen Patientendaten übermitteln

Der DAC Zahnersatz-Planer ist so vorgesehen, dass für eine KVA-Anfrage grundsätzlich kein vollständiger Patientenname und kein Geburtsdatum erforderlich sind.

Bitte verwenden Sie zur Zuordnung eines Falls ausschließlich eine praxisinterne Fall- oder Patientenreferenz, soweit dies für Ihre interne Zuordnung erforderlich ist.

Bitte tragen Sie insbesondere in Freitextfeldern keine Patientennamen, Geburtsdaten, Anschriften, Versicherungsnummern oder sonstigen unmittelbar identifizierenden Patientendaten ein, sofern diese für die Bearbeitung der Anfrage nicht erforderlich sind.

Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Übermitteln Sie bitte nur diejenigen Informationen, die für die Planung und Erstellung des angefragten Kostenvoranschlags tatsächlich erforderlich sind.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Angaben zu einer konkreten zahnmedizinischen bzw. zahntechnischen Versorgung können Informationen über den Gesundheitszustand einer betroffenen Person enthalten oder Rückschlüsse hierauf ermöglichen.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO und unterliegen einem besonderen Schutz.

Die anfragende Zahnarztpraxis ist dafür verantwortlich, dass sie zur Übermittlung der von ihr eingegebenen personenbezogenen Daten an Dental Atelier Colonia berechtigt ist und die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt.

Dental Atelier Colonia verarbeitet die übermittelten Daten ausschließlich im Rahmen der zulässigen Zwecke und der bestehenden bzw. angebahnten Zusammenarbeit mit der jeweiligen Zahnarztpraxis.

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung der über den Zahnersatz-Planer übermittelten Daten erfolgt – abhängig vom konkreten Sachverhalt – insbesondere zur Bearbeitung einer Anfrage, zur Vorbereitung eines Kostenvoranschlags sowie im Rahmen der bestehenden oder angebahnten Zusammenarbeit mit der jeweiligen Zahnarztpraxis.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, betroffen sind, erfolgt deren Verarbeitung nur, soweit hierfür eine entsprechende datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht.

Die konkret einschlägigen Rechtsgrundlagen richten sich nach dem jeweiligen Einzelfall und der datenschutzrechtlichen Rollenverteilung zwischen der Zahnarztpraxis und Dental Atelier Colonia.

7. Übermittlung der KVA-Anfrage

Nach dem Absenden des Zahnersatz-Plans werden die eingegebenen Informationen an Dental Atelier Colonia übermittelt und zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert.

Für die Anfrage kann eine interne Vorgangs- bzw. Planungsnummer erzeugt werden. Die übermittelten Informationen können in einer strukturierten Zusammenfassung bzw. einem PDF-Dokument zusammengeführt werden.

Die Daten werden ausschließlich Personen zugänglich gemacht, die sie zur Bearbeitung der Anfrage benötigen.

Eine Nutzung zu anderen, mit der Anfrage nicht vereinbaren Zwecken erfolgt nicht, sofern hierfür keine gesonderte Rechtsgrundlage besteht.

8. E-Mail-Kommunikation

Im Zusammenhang mit einer KVA-Anfrage können E-Mail-Benachrichtigungen an Dental Atelier Colonia sowie eine Eingangsbestätigung an die anfragende Zahnarztpraxis versendet werden.

Um die Verbreitung sensibler Informationen zu reduzieren, sollen E-Mail-Benachrichtigungen möglichst nur die für die Zuordnung und Bearbeitung erforderlichen Informationen enthalten.

Bitte beachten Sie, dass die Vertraulichkeit einer E-Mail-Kommunikation auch von den technischen Systemen der beteiligten E-Mail-Anbieter und der jeweiligen Zahnarztpraxis abhängt.

9. Speicherung und Zugriff

Die über den Zahnersatz-Planer eingegangenen Anfragen werden ausschließlich im erforderlichen Umfang gespeichert.

Der Zugriff auf gespeicherte Anfragen und zugehörige Dokumente wird auf hierzu berechtigte Personen beschränkt.

Soweit Dokumente oder PDF-Dateien im Zusammenhang mit einer Anfrage erzeugt werden, sollen diese nicht frei öffentlich zugänglich bereitgestellt werden.

Dental Atelier Colonia setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten insbesondere gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung oder unzulässige Offenlegung zu schützen.

10. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Kommunikation mit der Zahnarztpraxis und die damit verbundenen geschäftlichen bzw. gesetzlichen Zwecke erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, können einzelne Daten oder Unterlagen entsprechend länger gespeichert werden.

Entfällt der Verarbeitungszweck und bestehen keine gesetzlichen oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung, werden die betreffenden Daten gelöscht oder – soweit zweckmäßig und zulässig – anonymisiert.

11. Anfertigungs- und Lieferzeiten

Der Zahnersatz-Planer kann anhand der eingegebenen Angaben voraussichtliche Anfertigungs-, Fertigstellungs- und Lieferzeiten berechnen.

Diese Angaben dienen ausschließlich der unverbindlichen Planung.

Tatsächliche Termine können insbesondere aufgrund des individuellen Arbeitsumfangs, erforderlicher Einproben oder Rückfragen, Materialverfügbarkeit, Versandlaufzeiten, Feiertagen oder sonstiger Umstände abweichen.

Die Anzeige eines Termins stellt daher keine verbindliche Liefer- oder Fertigstellungszusage dar.

12. Hinweise zu Material- und Versorgungsvorschlägen

Im Zahnersatz-Planer dargestellte Materialien, Versorgungsmöglichkeiten, Alternativen und sonstige Planungshinweise richten sich an zahnmedizinisches Fachpersonal und dienen ausschließlich als unverbindliche Planungs- und Orientierungshilfe.

Sie ersetzen insbesondere nicht die individuelle zahnärztliche Untersuchung, Diagnostik, Indikationsstellung, Therapieentscheidung oder sonstige fachliche Beurteilung durch den behandelnden Zahnarzt.

13. Keine automatische Auftragserteilung

Das Absenden einer Planung über den DAC Zahnersatz-Planer stellt keine verbindliche Bestellung und keinen Fertigungsauftrag dar.

Die Übermittlung dient zunächst der Anfrage und Prüfung eines Kostenvoranschlags.

Ein zahntechnischer Fertigungsauftrag erfolgt erst aufgrund einer gesonderten Beauftragung bzw. des hierfür vorgesehenen Auftragsprozesses.

14. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung und zum sicheren Betrieb des Zahnersatz-Planers, zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Hierbei können insbesondere technische Dienstleister, Hosting- und E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen getroffen.

Weitere Informationen zu den auf dieser Website eingesetzten Dienstleistern finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

15. Ihre Datenschutzrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
• Löschung personenbezogener Daten,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Die konkrete Anwendbarkeit der jeweiligen Rechte richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang.

16. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem DAC Zahnersatz-Planer können Sie sich an uns wenden:

Dental Atelier Colonia GmbH
Herkenrathweg 15
51107 Köln

E-Mail:
Telefon: 0221 29 29 140

Weitere Informationen finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

17. Stand dieser Datenschutzhinweise

Stand: August 2026

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich Funktionen des DAC Zahnersatz-Planers, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern.